information policy

  1. 情報等管理責任者
    1. 情報等管理責任者の選任
      1. 当社は、運送業務を実施するにあたり、引受けた荷物に関する秘密の保護を図り、業務遂行の適正・円滑を図るために、情報等管理責任者を選任する。
      2. 情報等管理責任者は、当社の取締役又は監督的地位にある従業員として3年以上の経歴を有する者の中から、運送業務の内容に精通した者を選任する。
      3. 情報等管理責任者は、1人以上を置く。
    2. 情報等管理責任者の職務

      情報等管理責任者は、引受けた荷物の運送に関する秘密の保護を図り、業務遂行の適正・円滑を図るために、次の職務を行う。なお、情報等管理責任者は必要に応じ補助者を選任し、その職務の一部を行わせることができる。この場合、当該補助者はその職務に関しては情報等管理責任者と同一の権限及び責任を有するものとする。

      1. テレフォンオペレーター、ディスパッチャー、メッセンジャー等運送の業務にあたる従業員(以下「運送業務従事者」という)を監督すること。
      2. 運送業務に関する顧客等からの苦情を受付け、これに適切に対処すること。
      3. 運送業務従事者の業務の実施状況を随時調査し、必要があるときは、その結果を取締役、監査役又は従業員の人事(任免・懲戒)に関する権限を有する幹部従業員に通知し、各職務権限の発動を促すこと。
      4. 運送業務従事者の退職後における守秘義務の履行確保に関すること。
      5. 運送の保管用具その他の什器・備品、車両・運搬具、施設・設備の構造・機能を適正に保つこと。
      6. 荷物の保管設備及びその設置場所の管理及び保管設備からの荷物の受払いに関すること。
      7. 配送が不能であって持ち帰った荷物について委託者の受領がない場合に、約款の規定に基づき荷物を処分すること。
      8. 法令の改正、社会情勢の変化等に応じ、本管理規程、約款及び契約条項等を整備すること。
      9. 監督官庁の指導・監督を受け、業務の適正化・改善をはかること。
      10. 事故又は犯罪行為が発生した場合において、安全確保又は証拠保全のために適切な処置を取り、すみやかに関係官署に通報すること、及び、捜査機関からの要請を受けて犯罪捜査に協力すること。
      11. 刑事訴訟法第100条又は同法第222条の規定に基づく荷物の押収に際し、押収対象物を選別し裁判所又は捜査機関に提出すること。
      12. その他、自転車便業務の適正化に関すること。
  2. 運送業務従事者
    1. 守秘義務
      運送業務従事者は、荷物の内容、発信者、受信者その他運送に関する秘密を他に漏らしてはならない。当社は、運送業務従事者に対し随時必要に応じて、正規職員であると臨時職員であるとを問わず、守秘義務の内容を告知しその意義を十分に理解させ、その遵守を誓約させるものとする。
    2. 教育・訓練

      当社は、秘密の保護、業務遂行の適正・円滑に関する意識と技能を高めるため、情報等管理責任者及び運送業務従事者に対し、以下の事項に関する教育・訓練又は研修を、従業員の新規採用時及び採用後の随時の時期に実施する。

      1. 道路交通関係法規に関すること
      2. 車両の点検・整備及び運転方法その他交通事故防止に関すること
      3. 危険物等に関する基本的知識と荷物にかかる事故防止に関すること
      4. 情報の秘密の保護、及び委託者・受取人のプライバシー保護に関すること
      5. 事故・犯罪発生の場合の処置に関すること
      6. その他、運送業務の適正・円滑化に資する事項
  3. 荷物の管理方法
    1. 荷物の引受
      1. 封緘されていない荷物
        内容物を確認・点検し、その中に火薬類その他の危険品、不潔な物品等他の荷物に損害を及ぼすおそれのあるもの、禁制品等があったときは、引き受けを拒否するものとする。
      2. 封緘された荷物
        1. 封緘された状態で受託した荷物は開披しない。ただし、引受けた荷物について、危険を避けるため緊急やむをえない事情があるときは、封緘された外包を開披することがある。
        2. 封緘の内容物が、火薬類その他の危険品、不潔な物品等他の荷物に損害を及ぼすおそれのあるもの、禁制品等である疑いがあるときは、顧客に対し内容物について質問し、なお、客観的に疑いが残るときは引受けを拒否することができるものとする。
    2. 荷物の保管方法
      1. 運搬用具の構造・機能
        引受けた荷物は、業務担当者の身体にベルトで装着する専用の鞄(メッセンジャーバッグ)内に収納し、業務担当者が常時メッセンジャーバッグを身につけた形で搬送する。
      2. 事業所での保管
        荷物を事業所内で保管するときは、第三者が自由に立ち入れない施設・設備内で保管し、情報等管理責任者又はその指示を受けて荷物の保管にあたる従業員がその場を離れるときは、その施設・設備を厳重に施錠する。
    3. 荷物の配達方法
      1. 受取人の確認
        荷物は、委託者(顧客)の指定した場所において、指定された受取人に引き渡す。ただし、約款又は委託者の個別の同意に基づき、その家族、同居人、事務員等、本人のために荷物を受取る権限を有すると客観的に認められる者に交付し、又は、郵便受や宅配ロッカー等、受取人が荷物の受領のために設置した設備内に収納する方法で運送することができる。
      2. 受領拒否等の場合
        受取人の受領拒否、不在又は所在不明により運送が不能であった荷物は、その旨をすみやかに委託者に通知し、委託者の指示を仰ぐ。この場合、荷物は、委託者に返還するまで上記(2)イにより保管する。
      3. 委託者から指示がない場合の処置
        受取人への運送が不能であった荷物について、委託者の指示を得られないときは、約款に基づき、上記(2)イの設備内に3か月間(但し、荷物が変質・腐敗しやすい物である場合は相当の期間)保管した上、情報等管理責任者が任意の方法により処分するものとする。ただし、法令に基づき、遺失物として警察に届け出ることを妨げない。また、荷物が個人情報保護法に規定する個人情報(以下「個人情報」という)を含むものである場合、情報等管理責任者は、当該荷物の処分に際し個人情報が漏洩しないよう留意しなければならない。
  4. 荷物の滅失等の場合の措置
    1. 荷物の滅失
      1. 委託者への連絡
        荷物の滅失を発見した場合、運送業務従事者は直ちに情報等管理責任者に連絡する。この連絡を受けた場合、情報等管理責任者はその内容を遅滞なく委託者に連絡する
      2. 委託者との協議
        荷物の滅失があった場合、情報等管理責任者は委託者とその後の対応について協議を行う。
    2. 荷物の毀損
      1. 委託者への連絡
        荷物の著しい毀損を発見した場合、又は荷物の引渡が著しく遅延すると判断した場合、運送業務従事者は直ちに情報等管理責任者に連絡する。この連絡を受けた場合、情報等管理責任者はその内容を遅滞なく委託者に連絡し、相当の期間を定め荷物の処分につき指図を求める
      2. 委託者からの指示に従うことができない場合の処置
        情報等管理責任者は、運送上の支障が生ずると認めるため委託者の指図に応じることができない場合は、その旨及びその理由を遅滞なく依頼者に通知すると共に、依頼者に対し相当の期間を定め荷物の処分につき新たな指示を求める。
      3. 委託者から指示がない場合の処置
        上記(2)ア又はイに規定する委託者の指示が得られない場合、情報等管理責任者は、依頼者の利益のため、当該荷物の運送の中止、返送その他適切な処分を行い、その旨を遅滞なく依頼者に通知する。
  5. 秘密保持
    1. 秘密保持義務

      当社従業員は、委託者および配送先に関する情報、並びに荷物の配送が委託された事実、委託された荷物の内容、形状および性質(以下総称して「秘密情報」という)が、法令もしくは契約に基づき秘密として保持されるべき情報であることを、常に自覚しなければならない。

      当社従業員は、運送業務の遂行に必要である場合又は運送約款もしくは顧客との契約に基づく場合を除き、当社に在職中はもちろん当社退職後といえども、秘密情報を第三者に開示せず、かつ秘密情報の加工、改ざん、複写及び複製を行わない。

    2. 情報の取得制限
      当社の従業員は、業務遂行上必要がある場合を除き、みだりに個人情報を取得しない。また、当社の従業員は、運送約款又は顧客との契約に基づく場合を除き、委託された荷物の内容、形状、性質その他委託された荷物に関する情報をみだりに取得しない。
    3. 情報の使用制限
      当社の従業員は、運送約款もしくは顧客との契約に基づく場合を除き、秘密情報を委託された業務遂行のため必要な範囲でのみ使用し、これ以外の目的で使用しない。
    4. 情報の破棄方法
      秘密情報を記載した媒体を廃棄する場合、秘密情報が漏洩しないよう、裁断、償却、破壊、その他当該情報が記載された媒体に応じた適切な廃棄方法をとらなければならない。
    5. 監査
      情報等管理責任者は、当社従業員が本規程に定める事項を遵守しているかについて適宜監査するものとし、当社従業員はこれに協力しなければならない。当社従業員は、本規程に違反する行為を発見した場合、直ちに情報等管理責任者に報告するものとする。
    6. 個人情報の漏洩等に対する対応
      1. 委託者への連絡
        当社従業員は、委託者から取得した個人情報又は荷物に含まれる個人情報の漏洩、盗用、改ざん、滅失及び毀損等(以下「個人情報の漏洩等」という)を発見した場合、直ちに情報等管理責任者に連絡する。この連絡を受けた場合、情報等管理責任者はその内容を遅滞なくに委託者に連絡する。
      2. 漏洩等の拡大防止措置
        個人情報の漏洩等が発生した場合、情報等管理責任者は、遅滞なく個人情報の漏洩等の拡大を防止するために適切な措置をとる。
      3. 原因の究明等
        情報等管理責任者は、個人情報の漏洩等について事実調査と影響範囲の特定、監督官庁への報告、漏洩等の対象となった本人への通知、事実関係および再発防止策の公表、原因の究明等の措置を当社単独もしくは委託者と共同して行い、措置の内容を委託者に報告する。但し、荷物に含まれる個人情報の漏洩で、当社が個人情報を含む荷物であることを知らずに運送を引き受けた場合、情報等管理責任者は当社の業務遂行上必要又は有用な範囲でこれらの措置を行えば足りる。
    7. 適用除外
      1. 公知情報
        個人情報に該当しない公知の情報(当社の責めに帰すべき事由により公知となった場合を除く)については、本項の規定は適用されない。
      2. 法令に基づく開示等の場合

        以下の各号のいずれかに該当すると判断した場合、当社従業員はその旨を直ちに情報等管理責任者に報告する。本規程の他の定めにかかわらず、情報等管理責任者は、以下の各号のいずれかに該当すると判断した場合、当該目的を達成するために必要な限度で委託者の同意を得ることなく秘密情報を開示する。この場合、情報等管理責任者は委託者の同意を得ることが不適切であるときおよび第4号に基づくときを除き、委託者に対し、情報を開示した事実、開示した情報の内容、開示の相手方及び開示した根拠を速やかに連絡する。

        1. 法令に基づき開示が要請された場合
        2. 人の生命、身体、財産の保護のため必要である場合で、委託者の同意を得ることが困難であるとき
        3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため必要である場合で、委託者の同意を得ることが困難であるとき
        4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、委託者の同意を得ることで当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  6. システム管理
    1. システムの構築
      情報等管理責任者は、顧客情報、配送先情報、荷物に関する情報、配送に関する情報、事故に関する情報、その他当社の事業活動に必要または有用と判断した情報を適切に管理するため、必要に応じて情報管理ファイル(コンピューターを使用しているか否かを問わず、情報を検索可能な状態で管理するシステムをいう)の構築及び管理を行う。
    2. アクセスの制限

      以下の場合を除き、当社の情報管理ファイルにアクセスするためには情報等管理責任者の事前の承認を要する。

      1. テレフォンオペレーターが委託内容を登録するために必要である場合
      2. ディスパッチャーがマネジメント業務を遂行するために必要である場合
      3. メッセンジャーが、配送業務の実施、管理のために必要である場合
      4. 当社のシステム開発又はメンテナンスを行うために必要である場合
      5. 情報等管理責任者がその業務を行うために必要である場合
    3. アクセスの管理
      情報等管理責任者またはその指名を受けた担当者(以下総称して「情報等管理責任者等」という)は、当社の情報管理ファイルに対する不正なアクセスの有無についての監査を適宜行う。当社の従業員はこの監査に協力しなければならない。
    4. 不正なアクセスを発見した際の処置
      不正なアクセスを発見した場合、情報等管理責任者等は直ちにシステムの全部または一部停止、個別従業員のアクセス停止その他必要な措置をとり、情報の毀損、盗取、改ざん等の有無につき必要な調査を行う。

附則 この規程は、平成17年4月1日から適用する。

以上

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